Poslovni tajnik u digitalnom okruženju
Poslovni tajnik danas. Zanimanje nije nestalo, promijenio se posao
Postoje zanimanja koja nestanu zato što za njima više nema potrebe. Postoje i ona koja zadrže isto ime, dok se posao koji stoji iza tog imena gotovo potpuno promijeni. Poslovni tajnik pripada ovoj drugoj skupini.
Prije dvadesetak godina bilo je prilično jasno što se podrazumijeva pod tajničkim poslovima. Poslovna korespondencija, telefonski pozivi, organizacija sastanaka, evidencije, arhiviranje dokumentacije i niz administrativnih poslova činili su prepoznatljivu cjelinu. U većim organizacijama postojala je i jasna granica između tajništva, računovodstva, komercijale i drugih službi.
Digitalizacija nije jednostavno ukinula takve poslove. Promijenila je način na koji se obavljaju i, što je važnije, povezala područja koja su nekada bila znatno odvojenija.
Dokument koji se nekada fizički zaprimio, evidentirao, proslijedio i arhivirao danas može proći cijeli poslovni proces bez ijednog lista papira. Sastanak više ne podrazumijeva nužno prostoriju u kojoj svi sjede za istim stolom. Poslovna komunikacija odvija se kroz više kanala, dokumenti se zajednički uređuju, podaci se razmjenjuju između različitih aplikacija, a dio administrativnih postupaka obavlja se putem online servisa.
Promijenio se alat, ali s njim se promijenila i priroda posla.
Digitalne vještine postale su dio administrativne pismenosti
Danas više nije dovoljno navesti „poznavanje rada na računalu“. Takva formulacija govori vrlo malo.
Osoba koja obavlja administrativne poslove mora znati organizirati digitalnu dokumentaciju, raditi s tekstualnim dokumentima i tablicama, pronaći i pravilno obraditi podatke, koristiti elektroničku poštu i online servise te razmjenjivati dokumente s drugim zaposlenicima i poslovnim partnerima.
Uz to dolazi pitanje koje je prije dvadesetak godina za većinu administrativnih radnih mjesta bilo sporedno: što se smije napraviti s podatkom, kome se može poslati i kako ga treba zaštititi?
Digitalna sigurnost, zaštita osobnih podataka, upravljanje pristupom dokumentima i prepoznavanje pokušaja prijevare danas nisu teme rezervirane samo za informatičare. Zaposlenik koji svakodnevno prima dokumente, poruke i privitke nalazi se upravo na mjestu na kojem organizacija može biti najranjivija.
Zbog toga temeljne digitalne vještine više nisu posebna prednost administrativnog zaposlenika. One su postale dio osnovne poslovne pismenosti koje se financiraju zaposlenim i nezaposlenim osobama kroz sustav HZZ vaučera,
A gdje su u toj priči financije?
Granice između pojedinih poslova posebno su vidljive u manjim poduzećima i ustanovama.
Osoba koja zaprima dokumentaciju vrlo će se brzo susresti s ponudama, narudžbenicama, računima, putnim nalozima, troškovima i dokumentima koje treba pripremiti za računovodstvo. To ne znači da poslovni tajnik treba preuzeti posao knjigovođe. Znači nešto drugo: teško je kvalitetno upravljati poslovnom dokumentacijom ako se ne razumije što ta dokumentacija predstavlja.
Razlika nije nevažna.
Jedno je znati proslijediti račun. Drugo je razumjeti što se na računu nalazi, razlikovati osnovne vrste poslovnih isprava i znati zašto određeni dokument mora biti evidentiran i sačuvan.
Za osobu koja želi otići korak dalje, obrazovanje za Knjigovođu/Knjigovotkinju predstavlja logičan nastavak upravo zato što osnovno razumijevanje financijske dokumentacije pretvara u konkretnu stručnu kompetenciju.
Umjetna inteligencija mijenja posao, ali ne na način na koji se često misli
Pojavom generativne umjetne inteligencije ponovno se pojavilo pitanje hoće li tehnologija ukinuti administrativna zanimanja.
Pitanje je možda pogrešno postavljeno.
Računalo je već preuzelo velik dio poslova koji su se nekada obavljali ručno. Internet je promijenio korespondenciju. Poslovni informacijski sustavi promijenili su evidencije. Cloud je promijenio način na koji čuvamo i razmjenjujemo dokumente. Nijedna od tih promjena nije jednostavno uklonila potrebu za organizacijom poslovanja.
Umjetna inteligencija nastavlja isti proces, samo znatno brže.
Može pomoći sastaviti dopis, sažeti dokument, organizirati podatke ili pripremiti nacrt odgovora. Ali netko i dalje mora razumjeti kontekst, prepoznati pogrešku, odlučiti što se šalje poslovnom partneru i preuzeti odgovornost za konačni rezultat.
Zato vrijednost zaposlenika više nije prvenstveno u tome koliko brzo može proizvesti dokument. Sve je važnije zna li procijeniti što s tim dokumentom treba napraviti.
Poslovni tajnik više nije ono što je bio. I to nije loša vijest.
Ako poslovnog tajnika promatramo kroz opis radnog mjesta od prije dvadeset godina, lako možemo zaključiti da takvo zanimanje gubi smisao.
Ako promatramo što se u organizacijama stvarno mora napraviti, slika je drukčija.
Netko mora organizirati informacije. Netko mora pratiti dokumentaciju. Netko mora povezivati ljude, rokove i poslovne procese. Netko mora razumjeti digitalne alate dovoljno dobro da ih koristi, ali i poslovanje dovoljno dobro da zna zašto ih koristi.
Naziv radnog mjesta može se mijenjati. Alati će se gotovo sigurno mijenjati.
Potreba za osobom koja razumije kako svakodnevno poslovanje organizacije funkcionira neće nestati tako lako.
Poslovni tajnik nije zanimanje koje je ostalo u prošlosti. U prošlosti je ostao samo način na koji smo taj posao nekada obavljali.